Koszt uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu (KUP) - это затраты, которые уменьшают налоговую базу PIT. В переводе на русский это “расходы на получение дохода” - буквально: сколько вы потратили, чтобы заработать столько-то. На skala podatkowa и liniowym KUP полноценно вычитаются, на ryczałt - нет.

KUP для наёмных работников

Если вы работаете по umowa o pracę, koszty uzyskania - фиксированная сумма, автоматически применяемая работодателем:

3 000 zł в год - стандарт (базовая ставка)
3 600 zł - если работаете в другом городе, чем живёте (по этой причине есть ulga za dojazdy)
Есть повышенные KUP для некоторых профессий (авторы, журналисты - 50% доходов)

Вам ничего не нужно делать - работодатель сам применяет. Видно в PIT-11.

KUP для JDG

Для JDG это реальные затраты на бизнес, документально подтверждённые. Вот что можно списать:

Офис и аренда - аренда квартиры-офиса, виртуального офиса, коворкинга
Техника - ноутбук, телефон, монитор, клавиатура, наушники
Софт и подписки - ПО (Photoshop, IDE, Zoom), SaaS (Figma, Notion), хостинг
Связь - мобильный, интернет, телефонный тариф
Транспорт - бензин, лизинг авто (пропорционально деловому использованию), такси по работе
Реклама и маркетинг - Google Ads, Facebook Ads, создание сайта
Обучение - курсы, книги, конференции по специальности
Услуги подрядчиков - бухгалтер, юрист, субподрядчики, дизайнеры
Командировки - транспорт, гостиница, еда (с лимитом)

Требования для KUP

Чтобы затрата считалась KUP:

Причинная связь с бизнесом - должна служить получению дохода или сохранению бизнеса
Документальное подтверждение - faktura VAT, paragon с NIP, umowa z wystawcą
Отражена в KPiR - записана в книге учёта
Не запрещена законом - некоторые затраты прямо запрещены (например, штрафы, налог на представительские расходы свыше лимита)

Если не можете доказать связь с бизнесом - налоговая может не признать KUP при проверке.

Типичные ошибки

Списали отпуск как “командировку” - без договора/задания это не пройдёт
Списали 100% затрат на машину - можно только пропорционально деловому использованию, если не используете только для бизнеса
Списали одежду как “рабочая форма” - можно только если это действительно форма с логотипом, не обычные костюмы
Списали обеды - обеды для себя нельзя, только встречи с клиентами (с лимитами)

Амортизация

Техника и оборудование дороже 10 000 zł нетто списывается не сразу, а через амортизацию (postepniowe списание за несколько лет). Но большинство ноутбуков и телефонов для фрилансера - до 10 000 zł, так что списываются сразу.

KUP и VAT

Если вы плательщик VAT - входной VAT с фактур обычно вычитается в JPK_V7. В KPiR идёт только сумма нетто. Если не плательщик VAT - в KPiR идёт сумма брутто.

Мой совет как бухгалтера

Собирайте ВСЕ фактуры связанные с бизнесом с первого дня. Лучше списать слишком много и потом отнять при проверке, чем пропустить легитимные KUP. Используйте приложения типа Notatka, Fakturownia, iFirma для быстрого добавления фактур с телефона.

И главное: KUP снижают вашу налоговую базу. Каждый 1000 zł KUP при ставке 12% экономит 120 zł налога. При ставке 32% - 320 zł. Если не записали KUP - заплатили этот налог зря.